Zasady dotyczące pobierania danych zarówno z karty kierowcy, jak i tachografu cyfrowego uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia
5 listopada 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych.
Dane z karty kierowcy należy pobierać:
- co najmniej raz na 28 dni,
- przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy,
- przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe,
- w przypadku utraty ważności karty kierowcy,
- w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane z karty kierowcy mogą być pobierane częściej niż co 28 dni, jeżeli ich pobieranie zgodnie z ust. 1 pkt 1 stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.
Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać:
1) co najmniej raz na 90 dni,
2) natychmiast:
- przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
- w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych,
- w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania,
3) w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.